Viele Vereine fragen sich, ob sie ab 1. Jänner 2016 unter die neue Registrierkassen- und Belegserteilungspflicht fallen.
Die Registrierkassenpflicht, die am 1. Jänner 2016 in Kraft tritt, trifft alle Betriebe mit einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro, sofern sie mehr als 7.500 Euro Barumsätze tätigen. Jede Transaktion muss einzeln erfasst werden. Die Pflicht, Belege für jede Barzahlung zu erteilen, gilt sogar unabhängig von Jahresumsatz und dem Betrag der Barzahlungen. Von den Belegen muss eine Durchschrift angefertigt und sieben Jahre lang aufgehoben werden. Ausnahmen von der Registrierkassen- und Belegserteilungspflicht bestehen gemäß der Barumsatzverordnung für bestimmte Umsätze von „wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften“. Wer unter die Ausnahme fällt, darf über eine sogenannte vereinfachte Losungsermittlung die Aufzeichnung der jeweiligen Tageslosung durch Kassensturz ermitteln. Diese muss durch Rückrechnung nachvollziehbar sein und entsprechend dokumentiert werden und hat spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages gesondert zu erfolgen.
Einfacher und billiger
Für gemeinnützige Vereine wie z. B. Sportvereine, die Veranstaltungen abhalten, ist das deutlich einfacher und auch billiger als die Einrichtung einer Registrierkasse und die Ausstellung von Einzelbelegen. Allerdings werden Vereine genau prüfen müssen, welche ihrer Aktivitäten tatsächlich unter diese Ausnahmebestimmung fällt. Für unentbehrliche Hilfsbetriebe abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften gilt die Ausnahme auf jeden Fall, für entbehrliche Hilfsbetriebe nur, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Ein unentbehrlicher Hilfsbetrieb liegt vor, wenn die Umsätze unmittelbar der Erreichung des begünstigten Zweckes dienen und dieser Zweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann. Typische dafür ist der Sportbetrieb von Sportvereinen.
Ein entbehrlicher Hilfsbetrieb liegt vor, wenn er sich als Mittel zur Erreichung der gemeinnützigen oder mildtätigen Zwecke darstellt, ohne unmittelbar dem definierten begünstigten Zweck zu dienen. Das heißt, die Organisation könnte auch ohne den entbehrlichen Hilfsbetrieb den begünstigten Zweck erfüllen. Der Zusammenhang mit dem begünstigten Zweck muss klar erkennbar und einleuchtend sein. Beispiele für Veranstaltungsumsätze von entbehrlichen Hilfsbetrieben, die unter die Barumsatzverordnung fallen, sind etwa Pfarrfeste oder Feuerwehrfeste zur Finanzierung von Feuerwehrausrüstung, sowie Vereinsfeste zur Abdeckung von Investitionen.
Nur kleine Vereinsfeste sind von Belegspflicht befreit
Drei Voraussetzungen:
Umsätze von solchen entbehrlichen Hilfsbetrieben fallen nur unter die Ausnahme, wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
1.)• Die Umsätze entstehen im Rahmen von geselligen Veranstaltungen der Körperschaft, die einen Zeitraum von insgesamt 48 Stunden im Kalenderjahr nicht übersteigen.
2.)• Die Organisation der Veranstaltung (Planung und Mitarbeit während der Veranstaltung) sowie eine allfällige Verpflegung der Besucher der Veranstaltung werden durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige durchgeführt bzw. bereitgestellt. Es darf dabei die Verpflegung nicht durch einen Betrieb (z. B. Gastwirtschaft) eines Mitglieds der Körperschaft oder dessen nahe Angehörige bereitgestellt und verabreicht werden.
3.)• Bei Auftritten von Musik- oder anderen Künstlergruppen werden nicht mehr als 1000 Euro pro Stunde für die Durchführung der Unterhaltungsdarbietungen verrechnet. Werden alle diese Voraussetzungen kumulativ erfüllt, dann gilt die Veranstaltung als „kleines Vereinsfest“ mit einer vereinfachten Losungsermittlung. Wer immer an der Kasse steht, muss keine Einzelbelege erteilen.
Wird aber nur eines der drei obengenannten Kriterien nicht erfüllt, dann liegt ein großes Vereinsfest – und somit ein begünstigungsschädlicher Geschäftsbetrieb – vor. Wie bei Gewinnbetrieben gilt dann am 1. Jänner die Verpflichtung zur Belegserteilung und ab den oben angeführten Schwellen die volle Registrierkassenpflicht.
Dr. Michael UNGER, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater,
und Mag. Beatrix PAUSZ, Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin und Partnerin bei BDO Austria. beatrix.pausz@bdo.at